Le management à distance offre son lot de défis, et garder le lien en fait partie. Le manager est le trait d’union entre dirigeants et collaborateurs, et son challenge est de maintenir une cohésion d’équipe malgré l’éloignement physique. Mais concrètement, comment manager son équipe à distance ? Voici 5 clés pour garder une équipe soudée malgré l’éloignement physique !
1. Affiner sa communication et recueillir les feedbacks
Faire la distinction entre expression et communication pour manager efficacement
On confond parfois « l’expression » et « la communication ». Pourtant, une différence fondamentale réside entre les deux. Tandis que l’expression (réunion d’information, emails etc…) est unilatérale, la communication, quant à elle, induit un échange bilatéral.
La communication implique une discussion, avec pour but de comprendre l’autre et de répondre à ses interrogations. Elle demande de développer une écoute attentive, qui se traduit par l’utilisation des questions ouvertes, ou encore par la reformulation des idées. Grâce à ces techniques de communication, un changement de perspective s’opère et il est plus facile de comprendre ses collègues.
Pour évaluer l’efficacité de vos réunions en visioconférence, l’outil agile ROTI (Return On Time Invested) est un excellent indicateur de performance. À la fin de chaque réunion, les participants évaluent leur satisfaction en levant la main :
En somme, « communication » rime avec écoute et compréhension, alors que « expression » rime avec message à sens unique.
Voyons à présent comment entretenir une communication efficace, malgré la contrainte de la distance.
Privilégier certains moyens de communication à d’autres pour garder le lien en télétravail
Parmi les moyens de communication à utiliser avec modération, il y a les emails et les échanges par messageries internes. Non seulement ils mettent de la distance, mais ils s’avèrent, en plus, difficiles à décrypter parfois. En effet, saisir le sens profond d’un message peut se révéler complexe.
Pour éviter la confusion et fluidifier les échanges, privilégiez les réunions en visioconférence toutes les semaines, avec un ordre du jour qui servira de fil rouge pour l’échange. Prenez soin de communiquer le programme de la réunion en amont et proposez à votre équipe de préparer des questions. De cette manière, vos collègues seront plus impliqués car ils se sentiront considérés.
Un compte rendu pourra ensuite être extrait de cet échange et vous permettra de repérer les incompréhensions ou les difficultés rencontrées par vos collaborateurs.
Pour les entretiens individuels, identifiez les préférences de vos collègues. Offrez le choix entre la visioconférence et le téléphone : ils opteront pour l’option qui leur correspondra le mieux. L’échange en direct est le meilleur moyen de garder un véritable lien humain à distance. Veillez à toujours mettre l’humain au cœur de vos échanges !
2. Développer ses compétences humaines pour manager à distance
Manager avec la barrière de l’écran n’est pas si simple. Pourquoi ? Parce que veiller au bien-être de ses collègues est d’autant plus difficile lorsqu’on ne partage pas leur quotidien. Par écrans interposés, faire preuve d’empathie peut sembler impossible. S’identifier à l’autre et déceler ce qu’il ressent devient plus complexe du fait de l’éloignement. Pourtant, vos collègues ont besoin de votre bienveillance et de votre soutien.
Selon une étude dirigée par le Harvard Business Review, les équipes sont 20% plus productives lorsque le manager est bienveillant. Et 70 % des salariés ayant un manager empathique sont plus épanouis au travail car ils se sentent compris et épaulés. Pour gagner en empathie, observez le langage corporel de vos collègues. Voici quelques signes à prendre en compte pour évaluer l’engagement de votre équipe :
- Inclinaison de la tête = signe d’engagement
- Retrait lent et intentionnel de la tête = signe de désengagement
- Hochements lents de la tête = intérêt constant pour ce qui est dit
- Hochement de tête rapide = impatience de l’orateur, ou souhait de l’interlocuteur de prendre la parole à son tour
- Clignement des yeux rapide = stress
- Sourcils levés et arrêt court = demande de confirmation de la compréhension ou demande de validation des informations
- Lèvres serrées = colère, frustration, angoisse
À travers une conversation au téléphone, vous pouvez aussi détecter des signes qui ne trompent pas, comme un silence, l’absence de réaction ou une argumentation floue et décousue. Tous ces petits signes sont des indicateurs à prendre en considération. Ensuite, mettez-vous à leur place : pourquoi réagissent-ils ainsi ? Comment pouvez-vous vous adapter et répondre au mieux à leurs attentes ?
Dans un sens comme dans l’autre, le manager et le managé émettent un message, verbal ou non verbal, qui tend à être interprété et qui appelle une réponse en conséquence. Comme vous, votre collaborateur a des besoins profonds à satisfaire et il espère se sentir compris.
3. Faire preuve d’intelligence émotionnelle en étant éloigné de son équipe
Selon le Forum économique mondial (The Future of Jobs Report, 2018), l’intelligence émotionnelle fait partie des 10 compétences les plus indispensables à développer au travail. Depuis la fin des années 80, l’intelligence émotionnelle occupe les esprits des scientifiques et ces derniers cherchent à la mesurer. Avec les années, différents modèles d’intelligence émotionnelle ont émergé, parmi lesquels celui des psychologues américains Peter Salovey et John D. Mayer. Selon eux, quatre talents se dessinent pour mesurer l’intelligence émotionnelle. Ils la définissent comme étant « la capacité à percevoir l’émotion, à l’intégrer pour faciliter la pensée, à comprendre les émotions et à les maîtriser afin de favoriser l’épanouissement personnel ».
Comment celle-ci se traduit-elle en management ? Concrètement, c’est votre capacité à identifier votre propre état émotionnel et celui de vos collaborateurs, et votre habileté à stimuler l’épanouissement personnel et collectif, et la performance au travail. Et bonne nouvelle ! Contrairement au quotient intellectuel, le quotient émotionnel peut se développer à n’importe quel âge. Pour évaluer votre potentiel émotionnel, passez un test de QE (veillez à sélectionner un test fiable lorsque vous ferez vos recherches, comme celui du Centre de l’Intelligence Émotionnelle). Vous pouvez même le proposer à votre équipe. Ainsi, chacun pourra identifier les aspects sur lesquels il pourra travailler.
Alors qu’attendez-vous pour développer votre intelligence émotionnelle ? Pour vous y aider, nous avons développé un serious game qui aide à mettre des mots sur ses émotions et qui permet de découvrir son profil de personnalité selon l’Ennéagramme. Vous pouvez découvrir le jeu juste ici ! Ce sera l’occasion de renforcer les liens avec vos équipes à travers la gamification.
4. Développer son intelligence relationnelle malgré le télétravail
À travers ses efforts de communication et l’intérêt qu’il porte à chaque membre de son équipe, le manager augmente sa vigilance relationnelle. Le souci avec le digital, c’est « la fin des échanges et des rencontres directes », comme le faisait déjà remarquer le sociologue français Philippe Breton en 2000 dans son ouvrage Le culte de l’Internet, Editions La Découverte et Syros, Paris, 2000.
Aujourd’hui, avec le développement du télétravail, il apparaît d’autant plus capital de renforcer les liens avec vos collègues. Ne négligez pas l’affectif ! Pour ce faire, échangez régulièrement avec votre équipe et adaptez votre communication à votre interlocuteur. Prenez en considération les besoins de chacun et construisez une relation de confiance avec chaque membre de votre équipe. Pour une cohésion d’équipe parfaite, la culture d’entreprise occupe une place primordiale (vision clarifiée, ambitions exprimées, règles de vie partagées, etc.). C’est grâce à elle que s’instaure un environnement performant et motivant, favorable à l’épanouissement personnel au travail.
Si un nouveau salarié rejoint votre équipe, il doit se sentir intégré. Adaptez-vous à lui, présentez-lui les codes culturels et sociaux de votre entreprise, ainsi que les missions qu’il doit accomplir. Attention à faire la distinction entre l’intégration et l’inclusion ! À la différence de l’intégration, l’inclusion repose sur la reconnaissance et la valorisation de l’autre. Le nouvel arrivant doit se sentir valorisé et considéré aux yeux de son équipe, et trouver sa place dans ce nouvel environnement.
5. Créer des moments de qualité avec ses équipes à distance, mais pas seulement !
Il existe de nombreux moyens de dynamiser les échanges à distance, malgré le filtre de l’écran. Renforcez la cohésion de groupe en tirant profit des différents outils collaboratifs pour enrichir vos visioconférences. Pour en nommer quelques-uns, citons Wooclap, Klaxoon ou encore Beekast. En passant par le jeu, vous renforcez l’esprit d’équipe, stimulez l’intelligence collective et vous mobilisez la créativité de chaque membre à travers des activités digitales. Pour briser la glace, littéralement, la technique du « icebreaker » pour booster le début de vos réunions. Vous pouvez :
- Proposer une énigme aux participants, en lien avec l’objet de la réunion du jour.
- Inviter chacun à partager sa découverte lecture du moment.
- Inviter chaque participant à affirmer 3 choses sur lui-même. Le reste du groupe doit identifier le mensonge.
Toutefois, la technique du icebreaker ne se prête pas à la culture de toutes les organisations. Tout dépend du niveau d’adhésion de votre équipe aux activités.
Renforcez l’esprit d’équipe en créant des moments de qualité, en présentiel. Pour éviter l’isolement et garder le lien entre les confrères, des ateliers de team building peuvent être proposés. L’intérêt ici sera de leur offrir un moment à partager, une parenthèse où ils apprendront à mieux se connaître, à connaître l’autre, et à valoriser leur potentiel. En prenant part à l’activité, les membres deviennent acteurs de la cohésion et développent des soft skills tels que le leadership, l’écoute active, la prise de décision, la gestion de conflit etc.
Désormais, vous avez toutes les clés pour un management réussi à distance.
Misez sur une communication efficace, développez votre empathie, votre intelligence émotionnelle et relationnelle, et créez des moments de cohésion à travers différentes activités. Pour aller plus loin, nous proposons des formations très complètes pour vous accompagner dans vos fonctions de manager
Dites-nous, quel point souhaitez-vous travailler en premier ? On a hâte de vous lire.
